Skype gesprekken opnemen

Het beste plan maak je zelf

Skype gesprekken opnemen, hoe doen we dat?

We krijgen geregeld de vraag: “Die Skype-gesprekken, hoe doen jullie dat?”. Omdat we graag willen dat er zoveel mogelijk mensen aan de slag gaan met inzicht geven op afstand, waarom gaan rijden als Skype net zo goed werkt, beschrijven we hier hoe wij het doen, doe er je voordeel mee.

Kennismaking met de klant via de telefoon

Bijna altijd benaderen klanten ons telefonisch. Dat eerste telefoongesprek is super belangrijk om de Skype-sessie die je gaat verkopen goed te framen: “Leuk dat je ons gevonden hebt, en leuke vraag. Ik ga even uitleggen wat we voor je kunnen betekenen. We schrijven namelijk geen adviesplannen meer omdat we in de praktijk merken dat mensen dan bij elke stap weer terug komen bij ons. Wat we voortaan doen is op basis van plattegronden, foto’s, een Funda-link en een intake-formulier dat we je zo zullen toesturen, een gesprek voorbereiden waarin we ingaan op jullie specifieke vragen, kenmerken van jullie soort woning, kansen gebruiken die zich voordoen bij het meerjarig onderhoudsplan enzovoort. Deze voorbereiding zetten we in een Powerpoint-presentatie die we dan online, in Skype-met jullie doornemen. De ervaring leert dat onze klanten daarna nieuwe / goede vragen gaan stellen aan hun timmerman en echt aan de slag kunnen.” Of iets dergelijks.

Hardware

  • 15″ Macbook Pro
  • 11″ iPad Pro 2018
  • Apple Pencil 2

Presentatie Software

  • Microsoft Powerpoint en
  • Apple Keynote
  • Squirrels Reflector 3
  • Advies Software die wij gebruiken
  • Google – Sketchup Pro
  • Passiv Haus Instituut – Design PH
  • Slimme Stappen – NOM-rekentool

Voorbereiding

Op basis van een template file in Powerpoint maak ik een presentatie voor de klant in het stramien van de video’s die al online staan. Zoals je wellicht ziet leer ik nog elke keer bij :-). Ik ben echt een grootverbruiker van transparante afgeronde vierkanten met dikke rode randen, pijlen, tekstvakjes en screenshots van webshops waar producten op staan. En ik ben nog altijd net wat handiger in Powerpoint dan in  Google Docs of Keynote, vandaar dat ik Powerpoint gebruik. Als ik tevreden ben met de presentatie sla ik hem op in het klantdossier. Ik open de presentatie vervolgens in Keynote zodat de presentatie ge-upload wordt naar iCloud en zichtbaar wordt voor de iPad. Dan open ik die presentatie op de iPad.

De Skype-sessie opzetten

Reflector 3 activerenStart Reflector 3 op de Mac, hier mee wordt het scherm, van de Mac een airplay-device voor de iPad. Ik heb meerder opstellingen geprobeerd maar deze software werkt het best. Als Reflector 3 draait zie je op je iPad onder synchrone weergave (Airplay) je Macbook verschijnen. Klik deze aan, je iPad zal nu om een code vragen die op het scherm van de Mac getoond wordt. Als je deze ingevuld hebt verschijnt het scherm van de iPad op je Mac. Ik vond het de eerste keer nogal magisch om heel eerlijk te zijn. Maar de echte magie gaat nu beginnen! Open de Keynote presentatie op de iPad. Begin de presentatie. Je zult nu zien dat je met je Apple Pencil in die presentatie kunt tekenen en schrijven! Deze wijzigingen blijven behouden!

Presenteren

Nu kun je je Skype-sessie opzetten en starten. Ik ruim altijd eerst mijn bureaublad op en zet zoveel mogelijk meldingen en apps uit (bizar hoeveel apps toch nog een toegang tot je desktop weten te vinden tijdens zo’n gesprek heb ik ontdekt….) Als de sessie is opgedeeld dan je scherm delen waarin je de presentatie en NOM-rekentools en wat je allemaal wilt laten zien klaarzet . Als de klant toestemming geeft kan je binnen Skype ook nog een opname starten. Je kunt de klant adviseren dit te doen omdat de klant dan na de sessie automatisch een 30-dagen terug te kijken link krijgt naar het gesprek!

Na de presentatie

Als je klaar bent open je de Keynote presentatie op je Mac en Exporteer je hem naar een compressed PDF. Ik doe dat altijd door te openen in voorvertoning en dan te exporteren met het compressie-filter, maar kies hier vooral je eigen smaak. Meestal zijn de files zo’n 10 MB en die kan je dan gelijk mailen, case closed, volgende klant! Veel plezier!